オンラインイベントの事例から、配信を失敗させないコツを解説します

オンラインイベントの事例

オンラインイベントと一言で表しても、事例は非常に様々です。

• オンライン社員研修
• バーチャル株主総会
• オンライン社員総会
• オンライン入社式
• オンラインフェス
• オンライン祭り
• 企業のPRイベント
• 国際カンファレンスイベント

それぞれの事例を順番に解説します。

オンライン社員研修の事例

ガイアックスでは、2020年の新入社員研修を完全オンラインにて行いました。また、新卒研修では、ゼネラルパートナーズ社やジョンソンアンドジョンソン社と合同でオンラインで実施した事例もあります。配信担当と担当人事がオンライン配信ツールの「Zoom」を使用し、Zoom内にある「ブレイクアウトセッション機能」などを用いて、参加者との双方向性のコミュニケーションを多く取れる工夫をしました。また、単にZoomのみを使用した簡易的な配信ではなく、外部の配信ではOBSやMany Camといった外部ツールを使用し、字幕やテロップを入れての配信など、ワンランク上の研修クオリティも実現させています。オンライン社員研修の具体的なノウハウについては、「オンライン研修のやり方【Zoomが一番多機能＆安定でおすすめ】」にて具体的なポイントを公開しています。

バーチャル株主総会の事例

ガイアックスは、2020年前半のコロナ禍において、日本で一番最初にバーチャル株主総会を開催しました（当社調べ）。株主総会をオンラインにて開催するメリットは下記の２つが挙げられます。

• 新型コロナウイルスなどの感染対策
• 海外在住者・地方在住者でも株主総会に参加できる

特に2020年現在では懸念されている「三密」などを回避することができるほか、自宅やリモートからでも参加できるため、参加者の場所における制限を設ける必要がありません。ガイアックスが準備期間１日でバーチャル株主総会を開催した経緯やノウハウは、「バーチャル株主総会の開催方法を解説【注意点もわかる】」にまとめました。

オンライン社員総会の事例

2020年の４月、７月に完全オンラインにて社員総会を実施しました。2020年の11月には、オフラインとオンラインを組み合わせた「ハイブリット型」で開催する予定です。オンライン社員総会も、社員研修などと同じく「Zoom」を使用して配信を行います。ZoomからYouTube Liveに接続して配信することで、「ストリーミング配信」が可能になり、研修に参加しない外部の方にも一般公開や限定公開ができるようになります。また、録画データの保存先としても使えるため、研修に参加できなかった方にも後から配信することが可能です。

オンライン入社式の事例

社外の事例では、1,700人の新入社員のライブ配信を開催しました。こちらのライブ配信は少し特殊なもので、「ギネス世界記録に挑戦する企画」が配信の中で同時に行われていました。実際に70台ほどのPCを使用し、全参加者の動きをギネス審査員が確認できる形で配信を行い、無事にギネス世界記録に認定されました。なお、Nagatacho GRiDではインターネットの回線速度が100〜500Mbpsほど出るため、大量のPCを有線接続した状態で中継することができました。この会場をガイアックスのオンライン配信サービスでは提供しているので、インターネット回線の不安は小さくなっています。なお、オンライン入社式の開催方法は、「入社式をオンライン化する方法【手順と注意点を大公開】」にまとめています。

オンラインフェスの事例

ガイアックスは、子供の日に7,500人が参加した「オンライン親子フェス」の運営に携わりました。こちらのフェスは「子どもへ探求の種や、本物と出会う体験を提供していきたい」と考え、オンラインで山手線を体験したり、オンライン動物園、水族館、複数のワークショップなど、最終的に60組ものバリエーション豊かな講座が開催されました。
»【開催報告】日本最大級、こどもの日の親子向けオンライン合同イベント「親子でオンライン体験フェス」に約７５００人が来場！

オンライン祭りの事例

2020年は外出自粛などの流れにより、青森で有名な「ねぶた祭り」が中止となってしまいました。ガイアックスでは、東北地方の祭りを集結させ「オンライン青森夏祭り」として、オンライン祭りを復活開催しました。オンライン青森夏祭りはYouTube Liveにて配信を行い、誰でも参加ができる形を取ったことで、多くの方に参加していただきました。また、タイムスケジュールの中に「あおもり地酒とりんごジュースで乾杯」「津軽三味線演奏」などを取り入れたことで、多くの方が青森の文化に触れられたことも大きな特徴です。
» オンライン青森夏祭り

オンラインでの会社PRイベントの事例

ガイアックスでは、一部上場企業の新商品PRイベントも実施しました。（掲載許可がないため、個別の案件は伏せさせていただきます）
「会社の命運やスポンサーも絡む新サービスのPRイベント」や「大規模」でのPRイベント開催などの場合は、綿密な打ち合わせやリハーサルを行った上で配信を承ります。（なので、数日前からなど、あまりに急な場合はお断りすることもございます）

国際カンファレンスイベントの事例

毎年オフラインで行われていた国際間ファレンイベントも、オンライン化させるよう動いています。掲載許可のある具体的な事例では、「wisdom2.0」が挙げられます。wisdom2.0は「体現する仲間が集うコミュニティとしての場の創造」などを目的とした国際カンファレンスイベントで、2020年の10月に開催されました。
» wisdom 2.0
これまでに紹介したオンラインイベントの事例の他にも、ガイアックスでは様々なイベントのサポートを行ってきました。詳しくは「オンライン配信サービス」のページから資料を無料ダウンロードすることで、ご覧いただけます。ガイアックスの実績あるスタッフが貴社をお待ちしております。

オンラインイベントを失敗させないコツ

ここからは、オンラインイベントを失敗させないコツを解説します。

• 要件定義をしっかりとすること
• 配信の座組を図面に起こせるようにする
• ３日以上前にリハーサルを行う
• 必要なスライドを準備する
• 参加方法の告知を気をつける

それぞれ順番に解説していきます。

要件定義をしっかりする

まずは、オンラインイベントの要件定義をしっかりとしましょう。

• アウトプットの完成画面はどうするのか
• スライド挿入や字幕・テロップ・効果音・BGMはどのタイミングで入れるのか
• 誰がオフラインで登壇し、誰がオンラインで登壇や参加をするのか

これらは最低限確認しておきたいところです。要件定義は、オンラインイベントの開催が決定した時点で、真っ先に決めておくべき重要事項だと言えます。

配信の座組みを図面に起こせるようにする

次に、配信の座組を図面に起こせるようにしましょう。映像系の入出力・音声系の入出力を、実際に絵に描いてみるのがおすすめです。例として、下記の導線を参考にしてみてください。

• 映像入力：ビデオカメラ３台→HDMI to USB（A）ビデオキャプチャー→配信PC
• 映像出力：サブPCから外部モニターにHDMI出力して確認
• 音声入力：ダイナミックマイク３本→XLR（キャノン）ケーブル→ミキサー→USB（A）→配信PC
• 音声出力：会場スピーカーから確認

インプットとアウトプットを理解することで、配信当日の予期せぬトラブルにも冷静に対処できるようになります。また、配信当日は、音量が小さかったり、雑音が入ることは極力避けたいです。参加者は「映像よりも音声」に厳しい傾向にあるため、ハウリングしないよう心がけましょう。

３日以上前にリハーサル

オンラインイベントのリハーサルは、３日以上前に行っておくことが望ましいです。直前でのリハーサルになると、機材やケーブルが不足した際に、Amazonも間に合わなくなってしまうためです。他にも、リハーサルでは下記の点を繰り返し確認しておくようにしましょう。

• カメラごとのホワイトバランスの調整
• それぞれのスタッフが何をするかの人員配置
• スタッフが不足していないか
• 登壇者・スタッフのアカウント名はどうするのか
• どのようなタイミングで画面やスポットライトビデオを切り替えるか、動画を挿入するのか
• 動画や画像の画面共有方法はどのような方法か
• 画質や音質の最終確認

リハーサルは多い分には何も問題はなく、不安が消えるまで入念にリハーサルしておくことをおすすめします。

必要なスライドを準備する

オンラインイベントでのケース別に、必要なスライドも準備するようにしましょう。例えば、イベント開催前の待機画面では「〇時◯分にイベントスタート」などのスライドを共有し、参加者の時間管理をするなどが考えられます。また、併せてイベントの休憩中や終了後に、どのような画面で終わるかについても確認しておくようにしましょう。待機時間や休憩中に関しては、イベントと関連性の深い「動画」を挿入することも効果的です。

参加方法の告知

最後に、参加方法の告知に関しても擦り合わせておきましょう。告知は直前になりすぎないように心がけ、参加者のみならず、必ず登壇者にも明らかにしておく必要があります。また、参加者には、オンラインイベントの参加方法も共有しておきましょう。参加予定の方には、録画がOKであるかを事前に伝えておき、参加が困難な方には、後日録画した映像をYouTubeにUPするのかどうかを伝えられると親切です。

配信ツールはZoomがおすすめ

オンラインイベントの配信ツールは、Zoomが便利でおすすめです。無料プランでは時間や参加人数に制限が設けられていますが、有料プランであれば、大人数でも時間を気にせずに参加することができます。Zoomの機能に関しても、音質が途切れにくく、比較的安定した通信環境で配信することが可能です。ブレイクアウトセッションなど、双方向性のコミュニケーションを担保できる機能も備わっているため、大半のイベントにふさわしいツールだと言えるでしょう。また、ビデオカメラや外部マイクとの相性が良い点も魅力的です。OBSを使用すれば、字幕やテロップを入れることもできますし、スピーカービュー・ギャラリービューなども使用できます。Zoomでの配信を行う場合の詳しいメリットや、その他のツールとの比較は「オンラインイベントのプラットフォーム比較【11ツール一斉紹介】」にて紹介しています。