対面形式ではなく、オンライン形式で入社式を開催する企業が増えています。オンライン形式の入社式は、対面形式とは異なる準備や注意点が存在しています。新入社員の第一印象を良くするためにも、入社式を成功させるポイントを押さえておくことが大切です。ではオンライン形式の入社式を成功させるためには、どのような点に注意したらいいのでしょうか。3つのポイントに絞って解説していきます。
1,事前に準備が必要な機材を確認
オンライン入社式が対面形式と異なるポイントが、運営側だけではなく参加者側の環境も整える必要があるという点です。対面形式であれば、新入社員は当日その場に行くだけでいいので、自分で機材などを用意する必要がありません。一方でオンライン入社式では、参加者となる新入社員もインターネット環境やパソコンなどの設備を整える必要があります。新入社員が自分のパソコンを所有していないという可能性もあるため、早めに準備を整えるように心がけましょう。
では実際にオンライン入社式の機材では、どのような準備が必要になるのでしょうか。主催者側の準備として必要になるのが、配信用のパソコンとWeb会議システムなどの配信ツールです。さらに高画質なWebカメラや高音質なマイクなどの設備を用意しておくと、映像が見やすくて音が聞こえやすい環境を整えられます。また照明を使うことで、顔を明るく見せられるため印象を良くできます。実際にオンライン入社式に参加する方が多い場合には、参加者の人数に対応できるインターネット回線や配信ツールを用意することを忘れないようにしましょう。
そして新入社員側の準備で必要なのが、インターネット環境と配信を見るパソコンです。インターネット環境とパソコンは、入社式のためだけではなく、今後のリモートワークのためにも必要になる設備です。会社支給のパソコンがある場合には、早めに支給して入社式までに問題なく使えるように環境を整えておくことが大切です。当日になって焦らないように、使い方を事前に教えておくことで、当日の配信が見られないというトラブルのリスクを下げられます。
2,双方向のコミュニケーションを意識する
対面形式で入社式を実施する場合、終了後に懇親会を開くなどの方法で社員同士のコミュニケーションが取れます。しかしオンライン入社式では、参加者同士が直接会うことはありません。その後の懇親会などで購入する機会がないため、社員同士で交流し絆を深めにくいというデメリットがあります。特に同期の絆というのは、長く会社で働くうえで困ったときに相談できる仲間を作るうえでも大切なポイントです。同期同士のつながりがなくならないように工夫することも、オンライン入社式を成功に導くためには欠かせません。
ではオンライン入社式でコミュニケーションの機会を作るためには、どのような方法があるのでしょうか。そのための方法の1つが、チャット機能を活用して、入社式中にリアルタイムでやり取りができるようにすることです。お互いの入社式に対する反応を知って、交流するきっかけをつかめるようにできます。また入社式が終わった後で、オンライン上で懇親会を開くという選択肢もあげられます。
またオンライン入社式では、新入社員が発言する機会を作るのも1つの手です。自己紹介や決意表明の機会を設けることで、同期にどのようなメンバーがいるのかお互いに理解できます。そして決意表明というのは、社会人になった自覚を得ることにもつながります。オンライン入社式は、会社に行かずに入社式に参加するため、社会人になった実感が得にくくなっています。だからこそ決意表明の機会を設けるなどの方法で、社会人になった実感を得る機会を作ることも必要です。
コミュニケーションは新入社員同士だけではなく、先輩社員にも大切なことです。交流する可能性がある先輩社員について知るために、プログラムの中に先輩社員からのメッセージを加えるという方法もあります。また入社式後の懇親会は、新入社員だけではなく先輩社員も何人か参加することで、頼りになる存在の先輩について知れる機会を得られます。
3,リハーサルでトラブルを未然に防ぐ
オンライン入社式を成功させるためのポイントの1つが、事前にリハーサルを行っておくという点です。実際にリハーサルを行うと、機材のトラブルや画面に表示される文字が小さいなど、オンライン入社式ならではの問題が起きる可能性もあります。リハーサルを実施しておくことで、どのような問題が起きる可能性があるのか把握し、当日のトラブルを減らすことが可能です。
配信ツールを使ってオンライン入社式を開催するとき、チャット機能の利用や参加者側が問題なく発言できるかなどの確認が必要です。当日問題なく進行できるようにするためにも、配信ツールの使い方のチェックが欠かせません。特にオンライン入社式では、問題なく配信できるのか機材の確認が大切です。
リハーサルを行ってしっかりと準備を行ったとしても、入社式当日になってトラブルが起きてしまう可能性もあります。そこで当日までの準備として、トラブル時にどのような対応をするのか確認しておくことが大切です。例えば配信システムにトラブルが起きたときに備えて、代替ツールを用意しておくのも1つの手です。またカメラやマイクにトラブルが起きる可能性もあるので、機材は予備も含めて準備しておくようにしましょう。
ほかにも注意が必要な点の1つが、資料やデバイスは早めに参加者に送っておくという点です。対面形式の入社式であれば、資料は当日直接渡せます。しかし郵送で事前に送りたい場合には、資料が届くまでの期間に数日の差が生まれることもあります。資料が届いていないなどのトラブルを防ぐために、早めに送付することを心がけましょう。そしてパソコンを支給してオンライン入社式を開催する場合も、早めにデバイスの送付が必要です。セットアップなど事前に必要な準備があるからこそ、早めに対処して問題なく当日を迎えられるようにすることが大切です。
ポイントを押さえてオンライン入社式の成功につなげよう
オンライン入社式は、主催者側と参加者側の双方がパソコンや機材などを用意する必要があります。直前になって準備ができていないと焦らないようにするために、早めに準備を整える必要があります。また当日の配信トラブルなどを防ぐために、事前にリハーサルを行って当日に備えましょう。社員同士がコミュニケーションをとれる機会を作ることも大切です。
