新型コロナの影響で、オフラインのセミナー開催などが難しくなり、オンラインイベントでリード獲得を考えるマーケティング担当者は多いでしょう。現在では、ビジネスにおいて何かしらのオンライン会議ツールを使用できるようになり、オンラインカンファレンスは注目を集めています。この記事では、オンラインカンファレンスに必要な準備、開催する際のポイントやおすすめのツールについて紹介します。
オンラインカンファレンス開催までの準備
オンラインカンファレンスは、自社にとって時間やコストを削減した効率的な開催ができ、参加者側は気軽に参加して専門家の話を聞ける、といったメリットがあります。では、実際オンラインカンファレンスの開催までにはどのような準備が必要になるでしょう。まず、自社はカンファレンスを開催する目的に合わせて、全体のテーマを決めます。事前に顧客へヒアリングした内容を加味するのもいいかもしれません。テーマ設定が済んだら、それに基づいて各セッションの内容や時間を決め、カンファレンス全体のスケジュールを作り上げ、使用する撮影機材や資料などを揃えていきましょう。また、どういったプラットフォームを利用して映像配信するのかも決めていくといいです。
そして、オンラインカンファレンスの開催に向けた準備と併せて、リードへのアプローチが必要です。とくに関係の深い顧客や関係者へは個別に連絡をしたり、それ以外の顧客へはメールマガジンなどで一斉配信したりといった方法をとりましょう。また、ダイレクトメールの送付やテレアポといった方法もありますが、メール配信に比べてコストがかかるため、メリットが大きい場合のみの集客に利用します。そのほかの集客手段として、自社でTwitterやInstagram、FacebookなどのSNSアカウントやWebサイトを保有している場合は、活用するといいでしょう。セミナー情報を集約したポータルサイトやWebターゲティング広告を利用するのもおすすめです。ターゲットに応じて最適な集客方法を利用してください。本格的な告知は、ウェビナー開催日の1ヶ月前くらいに合わせるのがベターです。
オンラインカンファレンス開催のポイント
それでは、オンラインカンファレンスの開催において、気を付けたいポイントをいくつか紹介します。まず、オンラインイベントにおいて、通信障害が生じるリスクを避けることができません。そのため、すぐに対応できる専門技術スタッフを配置する必要があります。つぎに、オンラインでは質問が集中することが多いため、話し手と質疑応答担当で役割を分けるようにしましょう。複数の参加者からの質問に対して、話し手だけでは回答しきれなくなることを想定して、質疑応答のためのスタッフを配置するといった対応策が必要です。そして、オフラインでは参加者同士で意見が交わされるといった場面が多く見られますが、オンラインカンファレンスにおいても、ディスカッションの時間を設けるなどの方法で、コミュニケーションを促進できるよう心掛がけるといいでしょう。
また、適切なツールを使うことで、より簡単に効果的なカンファレンス開催が可能になります。オンラインならではの良さを活かせるよう、ツール選定も大切な要素になるでしょう。まず、オンラインカンファレンスに利用されるツールにはいくつかの種類があります。主に、Web会議システムや動画配信システム、ウェビナーツールなどが挙げられます。そのなかでおすすめなのは、ウェビナーツールです。たとえば、ウェビナーツールの利用で、チャットやアンケート機能による質疑応答が実施でき、参加者とコミュニケーションを図ることが可能です。また、録画機能によってウェビナー映像を保存することもでき、参加できなかった人へ後日カンファレンスの内容を伝えることもできるでしょう。このように、オンラインカンファレンスにおいて、話し合いや情報共有がスムーズな機能が豊富です。
オンラインカンファレンスにおすすめのツール
オンラインカンファレンスでウェビナーツールを用いると、ほかにも以下のようなメリットがあります。まず、SNS配信や参加者の分析やレポートの入手などマーケティングに役立つ機能を備えていることが挙げられるでしょう。また、会員登録なしで参加可能な機能もあるので、気軽に参加することができ、新たな集客を見込めます。ただ、多くの種類があるウェビナーツールのなかから、適したものをどう選んでいくといいのでしょうか。まず、いくつかのツールを試用して、実際に使いやすい機能が揃っているのか比較することが大切です。無料版やデモを上手く利用して、自社の環境に適したツールを探してみましょう。そして、参加人数や開催頻度といった規模に合わせて、ツールを選ぶことも重要になります。ウェビナーツールには、少人数向けのものから、数百人規模に合わせたものもあります。そのため、ツール導入前には、適正人数についてきちんと確認しておきましょう。また、開催頻度については、月額定額制や従量課金制などがあるため、頻繁にウェビナーを開催するのであれば、コストがかからないツールを選択するといいです。
一方、オンラインカンファレンスを開催する会社は増えつつあることから、ウェビナーの配信代行サービスを提供している事業者も現れています。オンラインカンファレンスを初めて開催するのであれば、こういったサービスを利用することで、専門家の意見を聞きながらツールについて相談することもでき、適切な選定をすることも可能でしょう。また、リード（見込み客）獲得を目的としてオンラインカンファレンスが開催されていることがほとんどです。しかし、自社イベントの参加者の分析や、興味のありそうなコンテンツの紹介、定期的なメール配信といった業務はウェビナーツールだけではなかなか難しいといった側面もあります。そのため、とくにウェビナーツールだけの利用に留まらず、MA（マーケティング オートメーション）やメール配信などのツールを併用するのもいいです。
質の高いオンラインカンファレンスとは
オンラインイベントを開催する企業が増えていることから、さまざまなツールの需要が高まっています。まず、開催者は自社の目的や特徴に合わせたツールを選ぶことが大切です。また、顧客の求める商品やサービスについての情報が届けられ、その価値を効果的に手に入れることのできる、質の高いオンラインカンファレンスを目指すといいでしょう。
