ウェビナー（Webinar）とは、ウェブ（Web）とセミナー（Seminar）を掛け合わせた造語で、オンライン上で行われるセミナーのことです。ウェビナーのデメリットとして、参加者に対するフォローがしづらい、コミュニケーションが取りづらいというものがあります。これを解消するために、実際に行われている様々な工夫や対策を確認していきましょう。
演出や話し方で観客を巻き込む
stop主体的に参加できる工夫
ウェビナーはオンライン上で行われるため、当然講演者から聞き手の反応を見ることができません。そのため、分からないことがあればその場で質問してもらったり、反応を見ながら内容を調整するといった、通常のセミナーであればできることができません。これでは話し手はやりにくいですし、聞き手もただ見ているだけになってしまい、セミナーの質が低くなってしまいます。こうした問題点を解消するためには、まず聞き手をセミナーに巻き込む工夫を行う必要があります。ウェビナーには便利なツールとしてチャット機能や投票機能が備わっています。これを利用して質疑応答時間を設けて聞き手の質問に答えたり、テーマに関連した投票を行って結果を発表するなど、いろいろな工夫が考えられます。聞き手が「セミナーに参加した」と実感できるようなやり方を考えることが必要です。
stopネットワーク環境の整備
ウェビナーはオンライン上で行われるため、ネットワーク環境や設備が不可欠です。安定した環境を用意しておかないと、せっかく講義を行っても配信が途中で切れてしまう可能性があります。ネット環境に問題がなくても、マイクやカメラなどの機材、ツール設定などに不備があるとやはり本番中にトラブルが起こります。こうしたトラブルは、参加者の満足度を下げてしまうことになるため、可能な限り回避しなければなりません。そのためにはやはりネットワーク環境や設備の現状を見直し、問題ないか確認する必要があります。また扱いに不安がある場合は、動画配信の知識や機材の扱いに長けたメンバーを集め、ウェビナー用のチームとして編成するといいでしょう。社内に適した人材がいない場合、外部に依頼することも検討しましょう。
stopネットワーク環境の整備
ウェビナーをスムーズに行うためには、講師やスタッフに、通常のセミナーとは違うスキルが必要になります。姿が見えない聞き手に講習を行うのは意外に難しいですし、システムや機材にトラブルがあると聞き手の集中力が削がれてしまうことになります。こうした問題を解決するためには、やはり本番前のリハーサルが重要になります。特に講師は、他の評判の良いウェビナーを参考にし、話し方や好印象を与えるコツを理解することが必要です。
チャットやマイク機能を活用する
stop参加状況の整備
ウェビナーでは、参加者は自分のマイクをオフにした状態でセミナーに参加することができます。自ら発言する必要がないので参加のハードルが低くなるというメリットはありますが、やはりコミュニケーションは取りづらくなってしまいます。そのため、社内セミナーなどよりコミュニケーションを促したい場合は、参加者のカメラやマイクをオンにして参加してもらう、という会社もあります。ただしオンライン会議の課題になっているように、これでもなかなか実際に会って会話をするときのようなスムーズなコミュニケーションは取れません。そこでスタッフの側がチャットに参加して、チャット機能を利用しやすいよう促すといった工夫が考えられます。中にはチャット専任のスタッフを置いたという事例もあります。
stop参加者の興味を惹きつける工夫
ウェビナーでは、参加者をいかに飽きさせず内容に集中させるか、という点が課題となります。通常のセミナーであれば現場の空気や周りの参加者の効果である程度自然と集中することができますが、自宅などで同じような状態を作り出すのは難しくなってしまいます。参加者を惹き付けるためには、参加者が集中しなければならない状態を作り出すのが一番手っ取り早いでしょう。講師が一方的に話し続けるだけでは飽きてしまいますが、アンケートやクイズが挟み込まれると、参加者は自然とセミナーに意識を向けることができます。「セミナーのアンケート」と聞くと終了後にまとめて書くイメージがありますが、ウェビナーであれば講義の途中、任意の回数行うことが可能です。また、リアルタイム配信なのであれば、参加人数や参加者の状況、途中参加者などに適時触れることで、臨場感を出すことができるようになります。
stopコミュニケーションのサポート
オンラインでの会話や、チャット機能を使ったやり取りにはある程度慣れが必要です。とはいえ事前に「各自慣れておいてください」と言われても参加者は困りますし、当日の空気感から尻込みしてしまうことも珍しくありません。そこで、ウェビナーの開始5分ほどの時間を使って、参加者がオンラインコミュニケーションに慣れる時間を作っているという事例もあります。参加している場所や時事的な話題などを振って、実際にチャット機能やアンケート機能を使ってもらい、より活発なコミュニケーションを促しているのです。何をするにも最初の一歩が肝心。答えやすい話題に関して実際のツールを使って答えることで、後はスムーズにウェビナーに参加できるようなる人は多いのです。
フォローに力を入れる
通常のオフラインのセミナーでは、会場で資料を配ったり、スタッフが声がけや質問回答などを行うことで、セミナー当日中に参加者のフォローを行うことができます。しかしウェビナーではこうしたフォローができません。そのため、何らかの対策を行わないと、参加者側は聞きたいことが聞けない、情報をただ受け取っているだけでセミナーの意味がないなど、満足感を得られなくなってしまいます。ウェビナーでも可能な参加者フォローの方法として、事前に申し込みフォーラムなどを活用してアンケートや投票を行っておき、参加者の興味や関心について知っておくという方法があります。アンケートや投票結果をウェビナー中に開示するのもいいでしょう。また、配信中どうしても答えられなかった質問や、オンデマンド参加者からの質問に対して、後で回答する機会を設けるのもおすすめです。。
工夫を凝らして参加者に満足感を与えよう
ウェビナーは会場を準備する必要がなく、参加者はどこからでもセミナーに参加することができます。反面臨場感に乏しく、コミュニケーションが取りづらいという欠点は確認しておかなければなりません。その上で、欠点を解消できるような工夫を行うようにしましょう。実際の事例を参考にすると、より実りのあるウェビナーが行えるはずです。
