オンライン内定式とは？コンテンツから開催方法まで解説します

オンライン内定式のメリット

従来まで対面で行われていた内定式をオンライン化するのは簡単なことではありません。
これまでとは違った新しい方法を導入する場合は、どんなことでもスイッチングコストがかかります。
オンライン内定式の場合は、適切なオンライン環境の設備や配信の段取りの計画など新しい準備が必要になります。
しかし、オンライン内定式には対面にはない大きなメリットがあります。
オンライン上で内定式を実施することによるメリットは次の３つが挙げられます。

• 「密」を防ぐことで感染症の対策ができる
• コストを削減することができる
• 気軽に参加しやすくなる

それぞれのメリットを詳しく解説していきます。

「密」を防ぐことで感染症の対策ができる

オンライン上で内定式を行うことで、直接的に人と接触する機会はなくなります。
新型コロナウイルス感染症の予防が重要視される現代では最も大きなメリットと言えるでしょう。
１つの会場に大勢の人を集めることはクラスター発生の原因にもなりかねません。
企業にとって大切なイベントでもある内定式をオンライン上で行うことにより、参加者である学生も新型コロナウイルス感染への不安を払拭することができます。

コストを削減することができる

オンライン内定式は従来までの内定式とは違い、全てオンライン上で完結させることができます。
今までは会場に向かうための交通費や宿泊費などが必要であったのに対して、オンライン内定式を導入すればそれらの負担を軽減することができます。
また、企業側も会場の確保から準備までのコストを大幅に削減することができます。
オンライン内定式の導入は、内定者側と企業側の両者にとって経済的なメリットがあると言えるでしょう。

気軽に参加しやすくなる

従来までの内定式では、会場に参加者が直接足を運ばないと内定式を行うことはできませんでした。
しかし、オンライン内定式ではオンライン環境さえ整っていれば自宅からでも気軽に参加することができます。
時間や場所に縛られることなく柔軟に対応することが可能なオンライン内定式は、参加者の心理的負担を軽減してくれます。

オンライン内定式のコンテンツを公開

ここからはオンライン内定式のコンテンツについて紹介していきます。
オンライン上で内定式を行うとはいえ、通常の内定式と内容が大きく異なるわけではありません。
オンライン内定式の具体的な内容を交えつつ、通常の内定式とは違った注意点などを紹介します。

オンライン内定式の内容

オンライン内定式は規模や所要時間によって若干異なりますが、次のような流れで行われることが一般的です。

• 開会の挨拶
• 社長挨拶
• 内定者による自己紹介
• 先輩社員からのメッセージ
• 質疑応答
• 閉会の挨拶

Web会議システムを使用することでオンライン内定式を円滑に進めることができます。
特に、「内定者による自己紹介」はオンラインならではのプレゼン内容を各自で考え、画面共有機能を生かして自己紹介を行うなど、オンライン内定式のメリットを上手く活用し工夫することで今までの内定式とは一味違った雰囲気を体験することができます。
また、対面で行う内定式は大人数だとなかなか全員と交流するのは難しいですが、オンライン内定式はブレイクアウトセッションなどを利用することで交流する機会を設けることが可能です。
小規模で行う内定式では比較的時間に余裕があるので、このような機能を上手く活用して交流の場を増やしてみてはいかがでしょうか。
オンライン内定式の所要時間は１時間〜２時間くらいを目安に行う企業が多いです。
一部ビデオレターなどを使用することで時間を調節することができます。
事前にビデオレターを準備しておけば、全体の時間を大まかに把握することもできるので積極的に活用していきましょう。
参考までに弊社ガイアックスのオンライン内定式の流れもご紹介します。

• 司会挨拶
• 社長挨拶
• 事業部挨拶
• 21世代の内定者挨拶
• 20卒：半年を振り返って
• おわりに

ガイアックスでは、オンラインとオフラインのハイブリット配信での開催ということで、内定者・社員ともに気軽に参加することができる場を提供することができました。

オンライン内定式のやり方

ここからは、オンライン内定式のやり方について紹介していきます。
オフライン実施できれば一番よいのですが、コロナウイルスのクラスター発生の懸念もありますので、オンライン開催がおすすめです。
オンラインでの内定式開催には、大きくわけて以下２つの実施方法があります。

• ①ミーティング形式
• ②ウェビナー形式
• ③ハイブリッド形式

簡単に２つの違いを述べると、①が双方向なコミュニケーションを重視した配信で、②は大規模な配信など、一方的に情報を流したい場合に適しています。

ミーティング形式で行うオンライン内定式

Web会議システムを用いたミーティング形式では、参加者の映像・音声も配信することができます。
そのため、内定者と社員の双方が直接コミュニケーションを取ることが可能なので、参加者の満足度の高い配信を作ることができます。
社長や内定者など、登壇者がリモートで離れた会場にいても自己紹介などスピーチを行うことができます。
Zoomの場合は、スポットライトビデオ機能を使うことで、会場がある場合は、会場カメラを固定して配信中継することもできます。
一方で、URLを外部の方に知られたりすると、配信中に荒らしなどもできてしまいます。

ウェビナー形式で行うオンライン内定式

一方で、Live配信を用いた、ウェビナー形式では、以下所の配信場所に登壇者が集まっていないと流すのは難しいです。
※正確にはハイブリッド配信できるのですが、難易度高めです。
視聴者はYouTube Liveなり、Zoomウェビナーで顔や声を出すことなく見れるので、時間的余裕がなくても参加しやすいところはあります。
ただし、参加者は「作業しながら聞く」のような参加態度になりやすいです。

ハイブリッド形式で行うオンライン内定式

ガイアックスの場合はこの両方を満たすハイブリッド形式で行いました。
基本はオフライン会場としつつも、登壇者のオンライン参加も認め、オフラインとオンラインのハイブリッド配信です。
オンライン登壇者の映像と声を会場にも流し、しかし、その流した音声は会場マイクからオンライン配信には入れません。このあたりが慣れていない担当者には難しいところだと思います。
» 関連記事：ライブ配信に必要な機材を紹介する【配信会社が詳しく解説します】
また、ZoomとYouTube Liveを接続し、従業員はZoom参加、一般公開はYouTube Liveとしました。
オフラインとオンライン、また会場でも複数のビデオカメラとマイク、そしてスイッチャーやミキサー、モニターを使用します。
配信の座組みが複雑なので、ハイブリット配信を行おうか考えている企業の担当者様は、ぜひご相談ください。ガイアックスのノウハウを共有できます。
» オンラインイベントの企画・配信サービス

withコロナの時代では、今後もオンライン内定式は必須

コロナ対策が求められる現代では、今後もオンライン配信への適応が必須です。
オンライン上で行われる内定式も、コンテンツ自体は通常の内定式とそこまで変わりません。
工夫次第では、オンライン内定式でも交流の機会を設けやすくなったり、参加のハードルが低くなったりします。
大勢の人が集まる場所に足を運ぶことに不安を抱える参加者も、感染症のリスクを回避しつつ有意義な時間を過ごすことが可能です。
時代に合わせたオンライン内定式で、社員と内定者ともに良好な関係を構築していきましょう。

ライター：齋藤遥