オンラインカンファレンスについて徹底解説【開催方法からツールまで紹介】

時代はオンラインカンファレンスへ

新型コロナウイルスの影響により現在では、各種イベントやカンファレンス、セミナーなどの実施に関して多くの企業が開催の中止や延期を余儀なくされています。どの企業も新型コロナウイルスの影響を受け、少なからず損失を受けているのではないでしょうか。そんなコロナ禍では、ビジネスにとって必要不可欠な各種イベントを取り巻く状況が大きく変わりつつあります。具体的には、企業の新しい形として「オンラインカンファレンス」の導入が行われています。これまで対面で行っていたことをオンライン化するということは簡単なことではないでしょう。しかし、オンラインカンファレンスを導入することで得られるメリットはたくさんあります。

オンラインカンファレンスのメリットとは

オンラインカンファレンスを導入するメリットには下記の３つが挙げられます。

• 時間やコストの削減
• 気軽に参加できることによる参加者の増加
• カンファレンス後のフォローアップや学習が提供可能

それぞれのメリットを詳しく解説していきます。

時間やコストの削減

オンラインカンファレンスを導入することで、時間や費用などを大幅に削減することが可能です。具体的には下記のようなものがオンラインカンファレンスの導入により不要になります。

• 事前準備(場所の確保など)
• 会場費や交通費などのコスト
• カンファレンスにかかる所要時間

オンラインカンファレンスの導入により、対面で行われていた作業がすべてオンラインで完結します。そのため、会場費や交通費などのコストが一切かかりません。また、オンライン環境さえ整っていれば、場所に縛られることなく作業を進めることができます。従来まではカンファレンスのために必要不可欠だった、移動・打ち合わせ・資料作成・場所の確保などの事前準備を簡略化することが可能です。オンラインカンファレンスなら、これまでかかっていた負担を軽減することができます。

気軽に参加できることによる参加者の増加

オンラインカンファレンスは、場所や時間に縛られることなく比較的自由に開催することができます。また、オンラインなら気軽に参加や退出を選択することが可能です。そのため、参加者の心理的負担が減り、従来のカンファレンスよりも参加しやすいというメリットがあります。自宅に最適なオンライン環境があれば、自宅からでも快適なカンファレンスを受けることも可能です。

カンファレンス後のフォローアップや学習が提供可能

オンラインカンファレンスなら開催後でも、分かりづらい部分の補足やフォローアップが簡単に行えます。カンファレンスを録音しておくことで、リアルタイムで反応を伺いながら後で振り返ることができます。部分的に改善して即座に提供することも可能です。対面で行うカンファレンスよりも柔軟に対応することができます。
なお、ガイアックスで行ったオンライン配信のうち、事例公開に許可を頂いている会社の事例を「オンラインイベントの事例から、配信を失敗させないコツを解説します」にて公開しています。※2020年11月現在

オンラインカンファレンスのデメリットとは

オンラインカンファレンスは、柔軟性が高く気軽に開催できることから実施する企業が増えています。一方で、デメリットも存在します。具体的には、下記の３つが挙げられます。

• その場の通信環境に動作が左右される
• 細かい表情や雰囲気を読み取りにくい
• 大人数の会議には対応していないものがある

それぞれのデメリットを詳しく解説していきます。

その場の通信環境に動作が左右される

オンラインカンファレンスの通信状況は配信場所のインターネット回線に左右されます。また、画質や音質も回線状況に依存します。接続が上手くいかないと画面が止まったり、映像が乱れたりする可能性があります。接続状況によっては最悪の場合、会議が中断されてしまう恐れもあります。重要なイベントや会議の際は事前に接続テストを行い、配信環境のチェックを忘れないようにしましょう。

細かい表情や雰囲気を読み取りにくい

対面で行われるカンファレンスでは、参加者との距離感が近いため表情や態度から雰囲気を読み取ることが可能です。一方、オンラインカンファレンスでは小さなPCの画面越しでやりとりを行うことになります。相づちや小さい反応を読み取ることが難しく、対面で行う場合と比較するとやはり臨場感に欠けてしまいます。参加者のちょっとした表情や態度を読み取りにくいというデメリットを認識し、意識して気にかけることで円滑に進めることができます。

大人数の会議には対応していないものがある

オンラインカンファレンスで使用されるツールは、ビデオ電話から発展した少人数向けのものが基本になります。したがって、人数が増えるにつれて誰の発言かわかりづらくなったり、回線が重たくなったりと様々な問題が起きる可能性があります。事前に各ツールの対応人数を確認しておくと共に、オンラインカンファレンスの規模に合わせて適切なツールを使用するようにしましょう。

オンラインカンファレンスで使うべきツールとは

オンラインカンファレンスは適切なツールを使うことで誰でも簡単に開催することができます。もちろん電話やメールを利用しても情報を共有することはできますが、音声や映像だけでなく、チャット機能やファイルの共有機能を備えた利便性の高いオンラインツールを利用しない手はありません。今ではWeb会議やリモートワークにおいて、必要不可欠なツールになりました。今後どこかで利用する機会があると思いますので、ぜひ参考にしてください。
ここからはオンラインカンファレンスでよく利用されているツールをご紹介します。

オンラインカンファレンスで使うツール【プラットフォーム編】

まずはオンラインカンファレンスを行うときに使用するプラットフォームをご紹介します。それぞれの特徴を交えながら解説していくので、気になるツールがあったらぜひ取り入れてみてください。ここで紹介するツール(プラットフォーム)は以下の３つです。

• Zoom
• Cisco Webex training
• YouTube Live

それぞれのツールの特徴を解説していきます。

Zoom

新型コロナウイルスの影響によりリモートワークのニーズが高まる中で、シェア数を急激に伸ばしているオンラインツールの１つです。一般企業の間だけでなく、大学などの教育の場でも幅広く利用されています。また、Zoomには「バーチャル背景」機能が備わっており、リモートワークなどで自宅から配信する場合でもプライベートを見られる心配はありません。Zoomなら場所を気にすることなく気軽に利用できますよ。
［Zoomの主な特徴］

• 無料プランでは１度に参加できる人数は100名まで、３名以上のグループ会議は40分と制限あり
• 有料プランでは500名まで参加可能になり、「アドオンオプション」の利用により最大1,000名まで追加できる
• バーチャル背景が使用可能
• ファイル共有機能あり
• テキストチャット機能あり

詳しくはZoom公式サイトをご覧ください。

Cisco Webex training

Cisco Webex trainingは、世界中の多くの企業で導入されているビデオ会議およびオンラインミーティングサービスです。日本語、英語、中国語、韓国語、フランス語をはじめとした全14か国に対応しており、現地雇用のスタッフが日本語を理解できなくても利用することができます。インターネット環境さえ整っていれば、世界中どこでも円滑なコミュニケーションが可能です。
［Cisco Webex trainingの主な特徴］

• 無料プランでは１度に参加できる人数は100名まで、１会議あたり24時間(回数は無制限)
• 複数の言語に対応
• スクリーンの共有が可能
• ホワイトボード機能付き

詳しくはCisco Webex training公式サイトをご覧ください。

YouTube Live

現代では企業が積極的にYouTubeを活用して宣伝や集客を行っています。技術革新や５Gの到来により動画の市場はどんどん大きくなっており、既存の広告メディア媒体だけでなくライブ配信サービスを取り入れることで広告宣伝費の費用対効果を高めています。そんな中、企業で最もよく利用されているライブ配信ツールとしてYouTube Liveがあります。YouTubeからライブ配信機能を利用するためには申請が必要なので注意が必要です。申請完了後はすぐに配信を開始することができます。YouTubeから直接配信することも可能ですが、他のオンラインツールやライブ配信ソフトと連携して配信することもできます。
［YouTube Liveの主な特徴］

• チャットを通じて視聴者とリアルタイムでコミュニケーションが可能
• URLによる限定公開
• 他のオンラインツールと連携が可能
• 配信終了後にアーカイブが残せる

ここからはZoomと他のオンラインツールを組み合わせた配信方法をご紹介します。「Zoomで録音した映像を多くの人に届けたい・会員限定で公開したい」という方には、次の２つの方法がおすすめです。

• Zoom × YouTube Live
• Zoom × vimeo

それぞれの方法を解説していきます。

Zoom × YouTube Live

Zoomのみで配信を行う場合、参加者には上限があります。一方、YouTube Liveと組み合わせて配信を行えば、参加者の制限はなくなります。また、参加者はZoomを一切操作する必要がないので気軽に参加してもらいやすいというメリットがあります。追加料金なども不要なので、100名以上のオンラインカンファレンスを開催する場合はZoom × YouTube Liveを利用するのがおすすめです。YouTubeの限定公開を利用することでZoomの映像を特定の人に視聴してもらうことができます。

Zoom × vimeo

vimeoを利用することでより安全に映像を公開することができます。YouTubeの限定公開は非常に手軽に公開できる反面、URLが流出すると誰でも視聴できてしまうというデメリットがあります。そこで、より厳密に管理したい方にZoom×vimeoの利用がおすすめです。視聴するにはパスワードが必要なので、会員限定の映像公開をYouTubeと比べて安全に行うことができます。
詳しくはvimeo公式サイトをご覧ください。

オンラインカンファレンスで使うツール【機材編】

次にオンラインカンファレンスに必要な機材をご紹介します。快適な配信を行うためには回線速度の速いオンライン環境だけでなく、下記の機材が必要です。

• 外部カメラ
• スイッチャー
• 外部マイク
• ミキサー
• モニター
• 照明

オンラインカンファレンスを実施したいけど、なかなか配信環境が整わないという方もいるのではないでしょうか。そこで、弊社ガイアックスでは配信機材の貸し出しや出張配信サービスを行っています。