通信回線の高速化や情報端末の進化に感染症対策などの理由で、ウェビナーを開催する企業が増加しています。ウェビナーは、場所や時間の制約が少なく多くの人に情報を発信できることが魅力です。そのウェビナーを、リアルイベントと同時に開催するハイブリッドイベントにも注目が集まっています。今回は、ハイブリッドイベントのメリット・デメリットや開催する上での注意点などを解説していきましょう。
ウェビナーだけを開催するときのメリット・デメリット
ハイブリッドイベントの魅力を語るならば、まずウェビナーだけを開催するときのメリット・デメリットを確認した方がいいでしょう。ウェビナーのメリットは、ネットが使える環境でWEB会議システムなどのツールで会場となる接続できる状態であれば自由に参加できるということです。リアルイベントとは違い、主催者は会場を使用する代金や説明の手間がかかりませんし、参加者も会場まで足を運ぶ時間と交通費がかからないので双方の負担を大幅に減らせます。
一方でウェビナーにもデメリットはあります。例えば、参加者の反応がわかりにくいのは問題です。リアルイベントであれば、参加者の顔を見れば話に興味があるのかを判断できます。もし、参加者が話に飽きているときには、話の内容を変更したり質問を受け付けたりして参加者が最後まで話を聞いてもらえるようにその場で工夫できるでしょう。しかし、ウェビナーの場合には、参加者はネットごしに存在しており、参加者の心情を察することは難しくなります。場合によっては、話の途中で離席をしていたり通信を切っていたとしてもすぐにはわかりません。
技術的な弱点でいうと、通信機材にトラブルが起きたり、参加者側の通信速度が遅かったりすると、映像・音声の配信・再生ができなくなります。言うまでもなく、ウェビナーは映像・音声が参加者の持つ情報端末で再生できなければ意味がありません。そして、そういった技術的なトラブルは、万全を期したとしても起きる可能性をゼロにすることは難しいです。
ハイブリッドイベントのメリット・デメリットは何か
ウェビナーを開催すれば、場所や時間の制約が少なく参加者からのメッセージやアンケートの回答を簡単に受け取れます。リアルイベントなら参加者との交流で忌憚ない意見を聞けますし、商品を体験してもらうことで使い心地などを確認してもらえるでしょう。それを踏まえてハイブリッドイベントのメリットとは何かと言うならば、ウェビナーとハイブリッドイベントの魅力を強調したり足りない部分を補ったりできることです。
例えば、講演をしている最中でも、ハイブリッドイベントなら配信映像を視聴している参加者のメッセージを読み上げたりアンケートを取ることができます。逆に会場にいる参加者の表情を見ながら話し方を変えていけば、オンライン上の参加者にも臨場感が伝わりやすいです。またリアルイベントに参加できるのは会場のキャパシティ次第ですが、ハイブリッドイベントを開催することで会場に入り切らなかった人たちにも講演や商品のプレゼンを視聴してもらえます。
続いてハイブリッドイベントのデメリットを見ていくと、会場にいる参加者とオンライン上の参加者の双方に対応しなければならないので主催者の負担が大幅に増えます。ウェビナーは、遅延なく映像・音声が参加者のもとに届けられるように環境を整えなければいけません。リアルイベントも、会場の設営や入場の案内など事前の準備が必要です。ハイブリッドイベントを開催するには、配信に関する知識を持った人材や会場づくりに携わるスタッフを確保しなければならないでしょう。そのためには、費用もかなりかかります。
ハイブリッドイベントで必要となるもの
ハイブリッドイベントを開催するために、まず必要となるものは会場です。セミナーや展示会の内容、参加者の人数にあわせて最適な広さ・立地の会場を選びましょう。なお人気の会場となれば、予約が数年先まで埋まっていることも珍しくありません。イベント開催を決めたら、すぐに動き出さなければ間に合わない可能性があります。次に講演で使う資料やウェビナーの参加者から届いたメッセージを会場で表示させたいのであれば、モニター・プロジェクター・パソコンも用意しておくと良いでしょう。それらの品を会場でレンタルできる場合は、開催日当日に予約を入れておけば問題ありません。
リアルイベントの様子を配信するために、必要となるものは撮影・録音機材です。画質や音質にこだわらないのであれば、カメラ・マイクがついたスマートフォンやスペックの低いPCでも映像配信はできます。しかし、PCのスペックが低すぎると、配信途中でトラブルが起こりやすくなります。また、画質や音質が悪ければ、会場の雰囲気が伝わりにくいので参加者に満足してもらえないでしょう。クオリティの高い映像配信をするためには、撮影・録音機材の質にもこだわることをおすすめします。
会場でネットが使えるようにするためには、会場で用意されているネット回線を借りるのが一般的です。無料で利用できるネット回線もあれば、有料で事前に予約をしておかなければいけないネット回線もあるので事前に確認をしましょう。会場のネット回線が使えないときには、自前でポータブルWi-Fiなどを契約して機器を持ち込むなどの準備が必要です。
多くの参加者に映像を視聴してもらいメッセージなどのやり取りをするためには、ビデオ会議ツールや動画配信サイトへの登録も必要です。無料で使えるビデオ会議ツールや動画配信サイトを使うことで、コストを抑えられます。しかしながら、より多くの機能を使いたいならば、有料のビデオ会議ツールや動画配信サイトを検討してみましょう。
ハイブリッドイベントでリード獲得する方法
ハイブリッドイベントを開催する目的は、参加者の中から顧客となりうる企業を見つけ出すことです。そこで重要なのは、イベントで参加者に価値ある情報を提供できるかどうかです。ウェビナーとリアルイベントでは、イベントに参加する方法が異なりますから、同じように情報を提供できない場面もあります。会場にいる参加者に対しては商品・サービスを体験できるコーナーをつくったり、担当者と話ができる時間を設けることで興味を掻き立てましょう。オンライン上の参加者に対しては専門の担当者を用意しておき、講演などが行われていない時間に商品・サービスの紹介や質疑応答ができるようにすれば時間を有効に使えます。
さらに、イベント後に行なう効果測定も重要です。ウェビナー及びリアルイベントで参加者にアンケートを実施し、メッセージが正しく伝わったのか、商品・サービスに興味を持ってもらえたのかなどを調べます。その結果を受けて、面談を希望する企業に電話をかけてアポイントメントを取ったり、好意的な反応を示した企業にメールやDMを送ることで、購買意欲を刺激できるでしょう。
ハイブリッドイベントは大きな可能性を秘めている
従来のリアルイベントと新たに生まれたウェビナーが合わさったハイブリッドイベントは、これからの時代に求められるBtoBマーケティングの手法です。開催をするには難しい点もありますが、上手く活用できれば業績の向上が期待できます。ハイブリッドイベントに興味があるならば、過去に行われたイベントについて調べたり、準備で必要となるものやリード獲得の方法を学んだりして挑戦してみましょう。
