オンラインイベントを社内企画する方へ【メリットや事例、注意点を解説】

オンラインイベントを社内で企画するメリット

社内イベントを開催することで、社員同士のコミュニケーションが促進され、社内の仲が深まり、仕事に対するモチベーションやチームワークが高まると言われています。
しかし、コロナウイルスの影響もあり在宅勤務が続くなかで、毎年恒例の社内イベントを止むを得ず中止にした企業も多いのではないでしょうか。
そんなコロナ禍では、対面による社内イベントがなかなか開催できない現状から、オンラインで社内イベントを開催する企業が増えてきました。
社内イベントを対面ではなく、オンライン上で開催するメリットは、主に下記の３つが挙げられます。

• コストを削減できる
• 場所を選ばずに参加できる
• 参加するハードルがグッと下がる

それぞれのメリットを詳しく解説していきます。

コストを削減できる

社内イベントをオンライン化することで、時間や費用などのコストを大幅に削減することができます。具体的には、下記のようなコストを削減することができますよ。

• 事前準備(会場の準備など)
• 交通費や会場費などの費用
• 社内イベントにかかる所要時間

従来までは、場所や時間の制約を受けながら、対面でしか準備や作業を行うことができませんでした。しかし、全てオンライン上で完結することから「移動・打ち合わせ・会場の確保」などの必要不可欠な事前準備を簡略化することが可能です。
社内オンラインイベントなら、準備から開催までの負担を大幅に軽減することができます。特に、オフライン会場が絡まない場合は非常に安く済ませることができますよ。

場所を選ばずに参加できる

やはりオンライン開催の大きなメリットは、場所に縛られることなく、どこからでも自由に参加できることではないでしょうか。
従来までは１つの会場で行われていたイベントも、Zoomなどのビデオ会議ツールを用いることで、地方や海外を拠点とする社員の方も一緒に参加することができます。また、これまでイベントに参加できなかった、在宅勤務や時短ワークといった多様な働き方をしている社員も、オンライン開催であれば参加できるかもしれませんね。
このように、社内イベントをオンライン化することで、場所の制約を受ける必要がなく自由にイベントの参加を促すことができます。

参加するハードルがグッと下がる

社内イベントをオンライン化することで、参加者の心理的な負担が減り、参加までのハードルをグッと下げることができます。
対面ではなかなか参加しづらいという人でも、オンライン開催であれば自宅からでも気軽に参加することができ、自由に入退場できることから「社内オンラインイベントの方が参加しやすい」という声も多い印象です。
オンライン環境が整っていることが条件にはなりますが、社内イベントをオンライン化することで、双方にとって快適な満足度の高い社内イベントを開催することができますよ。

社内オンラインイベントの企画事例【弊社の事例です】

ここからは、実際にガイアックスで開催された社内オンラインイベントの企画事例をご紹介していきます。
本記事では、下記の代表的な事例のみに絞って３つほど紹介します。

• オンライン内定式
• オンライン社員総会
• オンライン研修

より具体的な事例を知りたい方は「オンラインイベントの事例から、配信を失敗させないコツを解説します」にて紹介していますので、合わせてご覧ください。

オンライン内定式

ガイアックスでは2020年のコロナ禍において内定式をオンラインとリアルのハイブリット開催を行いました。
やはり、従来までとは異なる新しいやり方を導入する場合は、スイッチングコストがかかってきます。しかし、そのスイッチングコストを考慮しても、オンライン内定式のメリットは非常に大きくニューノーマルな時代において、従来までの考え方が変わる転換期になりました。
参考までにガイアックスが2020年に開催したオンライン内定式（ハイブリッド開催）の流れをご紹介します。

• 司会挨拶
• 代表挨拶
• 事業部挨拶
• 21世代の内定者挨拶
• 20卒：半年を振り返って
• おわりに

オンラインとオフラインのハイブリット配信での開催ということで、離れた場所からでも内定者やメンバー同士の交流を円滑に行うことができました。
オンライン内定式の開催に関して、より詳しく知りたい方は「オンライン内定式とは？コンテンツから開催方法まで解説します」も合わせてご覧ください。

オンライン社員総会

ガイアックスでは、2020年4月と7月に完全オンラインにて社員総会を実施しました。また、2020年の11月にはオンラインとオフラインを組み合わせた「ハイブリット配信」という形で社員総会を開催してきました。
オンライン開催においては、従来のような対面式と比較して時間にシビアな部分があります。セッションごとに使う時間を予め想定しておき、オンラインでの進行に慣れているファシリテーターを起用することで、オンライン上であっても円滑な社員総会を開催することができますよ。
また、オンライン社員総会では、社員同士が交流できるようなセッキョンを用意しておくと、進行が一方通行になる危険性を防ぐことができるので非常におすすめです。
オンライン社員総会の開催に関して、より詳しく知りたい方は「オンライン社員総会を開催する方法【配信会社のノウハウを伝授します】」も合わせてご覧ください。

オンライン研修

ガイアックスでは、2020年の新入社員研修を完全オンラインにて開催しました。また、新卒研修に関しては、オンラインにてゼネラルパートナーズ社やジョンソンアンドジョンソン社と合同で実施した事例もあります。
オンライン研修では、双方向のコミュニケーションが非常に重要なポイントです。
ガイアックスの場合は、配信担当と担当人事がオンライン配信ツールの「Zoom」を使用し、Zoom内にある「ブレイクアウトセッション機能」などを用いて、参加者との双方向のコミュニケーションを多く取れるように工夫しました。
また、単にZoomのみを使用した簡易的な配信ではなく、OBSやMany Camといった外部ツールを使用し、字幕やテロップを挿入することでワンランク上の研修クオリティを実現させました。
オンライン社員研修に関する具体的なノウハウを知りたい方は「オンライン研修のやり方【Zoomが一番多機能＆安定でおすすめ】」も合わせてご覧ください。

オンラインイベントを社内で企画する際に注意すべきポイント

オンラインイベントを社内で企画する際に注意すべきポイントは、主に下記の７つが挙げられます。

• 配信プラットフォームを決定する
• 配信形式を決定する
• 参加者がつまずくポイントを事前対処する
• 双方向なコミュニケーションを取れるタイミングを設計する
• 配信は自分たちでやるか外注するかを決める
• 必要な機材を準備する
• (複数のオンラインイベントがある場合は)ペライチのLPを用意する

少し多いと感じるかもしれませんが、この７つのポイントに気をつけておくだけで、社内オンラインイベントで失敗する可能性を大きく下げることができますよ。
それぞれの注意すべきポイントを詳しく解説していきます。

配信プラットフォームを決定する

まずは、社内オンラインイベントで使用する配信プラットフォームを決めましょう。具体的には、ZoomやYouTube、Webexなどが挙げられますね。
使用する配信プラットフォームの選び方としては、視聴者にどのようなスタイルで参加して欲しいかによって変わってきます。例えば、交流する機会が多く、双方向のコミュニケーションを担保したい場合はZoom、ウェビナー形式でより多くの視聴者に向けて配信したい場合はYouTubeと組み合わせるなど、配信の形式に合ったプラットフォームを選択すると良いですね。
どの配信プラットフォームにしたら良いのか分からない方は、まずは「Zoom」がおすすめです。Zoomは、多機能かつ扱いやすいのが特徴で、大体のイベントならZoomでカバーすることができますよ。

配信形式を決定する

配信プラットフォームが決まらない場合は、配信形式から決めるのがおすすめです。配信形式は、主に下記の３つが挙げられます。

• ウェビナー形式
• ミーティング形式
• (オンラインとオフラインの)ハイブリット開催

それぞれの配信形式を詳しく解説していきます。

ウェビナー形式

ウェビナーとは、「ウェブ」と「セミナー」を組み合わせた造語であり、オンライン上で行うセミナーのことを表します。
ウェビナー形式は、多くの観衆を集めるイベントや一般公開のイベントに最適な配信形式です。Zoomを使用したウェビナー形式の配信では、ホストと指定されたパネリストのみが映像や音声を出したり、画面共有などの機能を使用したりすることができます。
参加者同士が交流できるようなオプションもありますが、ウェビナー形式では１人または数名の講演者がオーディエンスに向けて話すというのが基本的なウェビナーのスタイルです。
参加する人数が多くても回線の負担に対する心配が少ないので、イベントの規模が大きい場合はウェビナー形式がおすすめですね。一方で、参加者同士の交流の場を設けたいのであれば、次にご紹介する「ミーティング形式」がおすすめです。

ミーティング形式

ミーティング形式は、比較的人数が少ないイベントで使用され、より双方向性を重視したイベントに最適な配信形式です。
Zoomを使用したミーティング形式の配信では、全ての参加者が画面を共有することができ、ビデオやマイクの機能をオンにすることで、対面しているかのような雰囲気でリアルな配信を実現することができます。
主催者は参加者の顔を見ながら進行することができるので、双方がコミュニケーションを取りつつ、一体感のあるイベントを創り上げやすいです。
また、Zoomミーティングにはセッションを少人数のグループに分ける「ブレイクアウトルーム機能」が搭載されています。この機能を使用することで、参加者同士の交流をより深めることができますよ。
このように、主催者と参加者の距離感が近いのがミーティング形式の大きな特徴です。

(オンラインとオフラインの)ハイブリッド開催

登壇者がオンライン上だけでなく、オフラインにも存在するような「ハイブリット配信」で開催したい場合は、難易度が高いため配信会社への依頼を検討しても良いかもしれません。
全員がオンラインで参加するような完全オンライン型であれば、複雑な機材を用意する必要がなく、ミニマムはパソコン１台あれば簡単に開催することができます。
一方で、ハイブリット開催となると複数のカメラやマイクを切り替えなくてはならず、専用のスイッチャーやミキサーなどの機材が必要になります。また、機材だけでなく準備段階から複雑になってくるため、配信に慣れていないと非常に大変です。
社内オンラインイベントを開催するなら、完全オンライン型のウェビナー形式かミーティング形式がおすすめです。どうしてもハイブリット配信で開催したい場合は、配信を専門としている企業に依頼するのも１つの手だと思います。
ガイアックスでは、配信に関する相談を受け付けております。まずはお気軽に無料相談から貴社の配信を支援させていただきます。

参加者がつまずくポイントを事前対処する

参加者がつまずきやすいポイントを事前に対処してあげることで、双方にとって満足度の高いイベントを開催することができます。
参加者がつまずきやすい代表的なポイントは次の２点です。

• 配信ツールの使用方法がわからない
• イベント参加時に接続が途切れる

イベント当日に焦ることがないように、困ったときの連絡先を決めて事前に参加者に伝えておくなどの準備をしておきましょう。
ガイアックスに配信依頼をしていただけると、このあたりのマニュアルを参加者に向けて配布することもできますよ。

双方向なコミュニケーションを取れるタイミングを設計する

イベントを開催するにあたり、参加者とのコミュニケーションの動線は確保しておきましょう。双方向のコミュニケーションがないと、YouTubeを見ているのと変わりません。
ウェビナー形式であれば「コメント機能」を、ミーティング形式であれば「ブレイクアウトセッション機能」を上手く活用することで、双方向のコミュニケーションを担保することができます。
オンラインイベントの場合は、双方向コミュニケーションの有無が参加者満足度に大きく影響するので、企画段階でしっかり考えておくと良いでしょう。

配信は自分たちでやるか外注するかを決める

自分たちで配信を行いたいと考えている方は、配信に慣れていなくても、完全オンラインの配信形式を選択することで失敗する可能性は低いです。
一方で、複雑な配信を行う場合は、即レンタルや配信代行に任せて、自分たちは企画や参加者満足度を高める施策に注力するのが最も効率的かと思います。
単発であれば外注がおすすめですが、今後に向けて内製化したい場合はコンサル依頼という選択肢もありですね。
ガイアックスでは内製化の手伝いも可能ですので、まずはお気軽にご相談ください。

必要な機材を準備する

オフライン会場がある場合や、複数人がオフラインにて登壇する場合は、複数カメラのスイッチングが必要になってくるため機材への投資を検討することをおすすめします。
また、完全オンラインで配信する場合でも、外部カメラや外部マイクへの課金は検討しても良いかもしれません。もちろん、パソコンに付属の内部マイク・カメラでも機能しますが、よりクオリティの高い配信を実現させたいと考えているなら課金もありですね。
基本的にオンライン配信の視聴者は「画質よりも音質に厳しい」という傾向があります。したがって、パソコンの内部マイクに不安を抱える方は、まずは外部マイクの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
他にもオンライン配信の質を高めるために必要な機材を知りたい方は、「ライブ配信に必要な機材を紹介する【配信会社が詳しく解説します】」も合わせてご覧ください。

ペライチのLPを用意する

たくさんの配信プログラムがある場合は、ペライチのLP(１ページのサイト)を制作しておくことをおすすめします。
配信プログラムの詳細が書かれたサイトを作成しておくことで、参加者も分かりやすく訴求しやすいというメリットがあります。
配信の企画で忙しく、LP制作まで手が回らないという場合は、こちらもガイアックスで巻き取ることが可能です。お気軽にご相談ください。